Anleitung zum Empfangen von Laborberichten mit Neumayr-Mail

Anleitung zum Empfangen von Laborberichten mit Neumayr-Mail Anleitung zum Empfangen von Laborberichten mit Neumayr-Mail

Diese Anleitung soll das Einrichten einer automatischen Empfangsfunktion für Laborberichte erleichtern. Sie können natürlich auch anders vorgehen, wenn Sie sich an die hier beschriebene Methode halten dürfte die Einrichtung dieser Funktion relativ einfach gelingen.

Legen Sie eine eigene E-Mail-Adresse an die Sie nicht öffentlich bekannt machen.
Diesen Punkt nur ausführen wenn die Laborberichte im Betreff immer die Kundennummer und den Patientennamen enthalten: In Ihrem E-Mail-Programm, das ist das Programm mit dem Sie normalerweise E-Mails empfangen, (z.B. Outlook Express oder Outlook) richten Sie jetzt eine automatische Weiterleitung von jenen Nachrichten ein die vom Labor kommen. Sie können auch mehrere anlegen wenn Sie von mehreren Labors Untersuchungsergebnisse bekommen. Die Weiterleitung muß auf das zuvor eingerichtete neue E-Mail-Konto gehen.
Damit ist sichergestellt das alle Labornachrichten auf dem einen neuen Konto landen wo sie später von Neumayr-Mail aberufen werden und ausserdem bleibt immer eine Kopie der Labornachricht im Postfach des Mailprogrammes.
Wenn keine automatische Weiterleitung an die Sammeladresse für Labornachrichten eingerichtet ist (z.B. weil die Kundennummer oder die Patienten-Namen oft falsch geschrieben werden oder fehlen dann müssen Sie die Labornachrichten manuell weiterleiten, haben dafür aber die Gelegenheit, die Betreff-Zeile zu korrigieren. Für diesen Fall sollten Sie jetzt im Adressbuch Ihres Mailprogrammes die nicht öffentliche Sammeladresse eintragen damit das Weiterleiten möglichst einfach und schnell geht.
Zum Anzeigen der Labornachrichten benötigen Sie ein kleines Programm mit der Bezeichnung 'Labordaten anzeigen'. Dieses Programm sollten Sie jetzt installieren. Die Installationsdatei kann hier heruntergeladen werden.
Installieren Sie Neumayr-Mail und starten Sie dieses Programm.
Sie können Neumayr-Mail hier herunterladen.
Klicken Sie oben auf 'Einstellungen'.
Tragen Sie unter 'Absender-Adresse' die Mailadresse ein von der die Labornachrichten eintreffen. Normalerweise ist das Ihre eigene

Mailadresse da die Labornachrichten vom normalen Mailprogramm an die spezielle Adresse weiteregeleitet werden. Daher ist in diesem Beispiel die eigenen Mailadresse der Absender der hier eingetragen werden muss.
Klicken Sie oben die Zeile 'Beim Programmstart sofort Mailkonten abfragen' an wenn Neumayr-Mail hauptsächlich zum Empfangen von Labornachrichten verwendet werden soll.
Wenn Sie jetzt ein Mail von einem Labor bekommen sehen Sie dies in Ihrem Mailprogramm (im Posteingang bleibt die Nachricht liegen) und gleichzeitig wird die Nachricht an das neue Mail-Konto weitergeleitet.
Starten Sie dann das Programm Neumayr-Mail und je nach Einstellung öffnet sich das Empfangen-Fenster von selber oder sonst drücken Sie oben auf das Wort 'Empfangen'.
Beim ersten Empfangen von Nachrichten müssen hier jetzt die Angaben zum Pop3-Server und zu Ihrem Mailkonto (das ist das anfangs neu angelegte Konto) gemacht werden. Markieren Sie die Zeile 'diese Angaben speichern' damit die Eingaben später nicht mehr gemacht werden müssen.
Durch Drücken auf die Taste 'weiter' werden die Nachrichten abgerufen. Sie werden gefragt ob die Labornachrichten ausgewertet werden sollen. Beantworten Sie diese Frage mit ja.

Das wars auch schon zum Einrichten. Hier noch ein paar wichtige Informationen damit der Import und die Zuordnung möglichst automatisch funktioniert:

Die Informationen zur richtigen Zuordnung sucht das Programm in der Betreff-Zeile der E-Mail-Nachricht.
Die erste Nummer in der Betreff-Zeile wird als die Kundennummer interpretiert.
Kann der Kunde nicht identifiziert werden (weil es diese Nummer nicht gibt oder keine Nummer im Betreff gefunden wurde) dann legt das Programm einen neuen Kunden mit der Bezeichnung 'Laborbericht' an.
Nachdem der Kunde identifiziert wurde sucht das Programm ob einer der Patientennamen im Betreff der Nachricht vorkommt. Ist dies der Fall dann wird der Laborbericht diesem Patienten zugeordnet.
Kann der Patientenname nicht im Betreff gefunden werden oder sind zu diesem Kunden noch keine Patienten angelegt (dies ist auch der Fall wenn der Kunde nicht identifiziert werden konnte und daher der Kunde 'Laborbericht' angelegt wurde) dann wird ein Patient mit dem Namen 'Laborbericht' angelegt und diesem Patienten der Bericht zugeordnet.
Den Laborbericht finden Sie dann im Praxisverwaltungsprogramm in der Krankengeschichte.
Im Praxisverwaltungsprogramm können Sie Kunden zusammenlegen wenn der Laborbericht nicht richtig zugeordnet wurde. Patienten eines Kunden die den selben Namen oder die selbe Lebensnummer haben werden automatisch zusammengelegt.
Beschriften Sie die Proben mit der Kundennummer und dem Patientennamen und ersuchen Sie Ihr Labor im Betreff die Kundennummer und den Patientennamen anzuführen.
Wenn Sie im E-Mail-Programm die Nachrichten von den Labors nicht sofort weiterleiten sondern erst später (die Mails nicht mit 'Senden und Empfangen' sondern nur mit 'Empfangen' abholen dann haben Sie die Gelegenheit den Betreff zu korrigieren wenn er nicht korrekt ist.

Wenn Fragen oder Probleme auftauchen sollten Sie unverzüglich den Programmierer kontaktieren. Diese Anfragen sind eine wichtige Informationsquelle für die Programmierarbeit um die Programme in Zukunft noch besser machen zu können.

Besonders bedanken möchte ich mich bei Herrn Dr. Edmund Blechinger in Wals bei Salzburg. Er hat im Herbst 2003 mit seinem Wunsch zum automatischen Importieren und Zuordnen von Blutlabor-Berichten den Anstoss zu dem oben beschriebenen System gegeben und vor allem viel Zeit zum Testen während der Entstehung der ersten Versionen investiert.

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Fragen und Antworten

erstellt von: Andreas Neumayr