Praxisverwaltungsprogramm ab Versionsdatum 10. Januar 2016.
Das Praxisverwaltungsprogramm ist so eingestellt, dass die Zahlungsart nicht schon während der Eingabe, sondern erst später entschieden werden kann.
Voraussetzungen
- Die Einzugserlaubnis vom Kunden
- Sie enthält IBAN und BIC, welche in die Praxisverwaltung bei den Kundenstammdaten eingetragen werden müssen.
- Beim Einzugsverfahren gibt es zwei Typen (privat und geschäflich). Nehmen Sie die Private. Die ist in allen Bereichen einfacher und reicht völlig aus.
- Eine Creditor-ID, die Ihnen Ihre Bank von der Nationalbank besorgt.
- Software, mit der die Datei mit den Bankeinzug-Daten zur Bank überspielt werden kann.
- Bekommen Sie von Ihrer Bank
- Z.B. ELBA privat oder ELBA Business.
- Die häufig verwendeten Online-Zugänge können das nicht.
Einstellungen in der Praxisverwaltung
- Einstellung-Optionen-Rechnung
- Einstellung-Optionen-Bankeinzug
- Hier werden die Daten Ihres Kontos (Empfängername, IBAN, BIC) und die Creditor-ID eingetragen.
- Bei den Kundenstammdaten eintragen:
- Bei jedem einzelnen Kunden, der Bankeinzug erlaubt (Einzugserlaubnis muss vorliegen), muss dies separat eingestellt werden.
- Bevorzugte Zahlungsart(im Fenster rechts oben): Bankeinzug
- IBAN
- BIC
- Anmerkung: Der BIC hat zwar ein Ablaufdatum und wird im Inland für Überweisungen nicht mehr benötigt, für das von diesem Programm verwendete SEPA-Format ist er aber notwendig, sonst nimmt die Software der Bank den Auftrag nicht an.
- Hier gibt es eine Möglichkeit, die Datei prüfen zu lassen: stuzza.at, unter Tools - XML-Checker.
- In 'Einstellung-Formulare definieren': In der Drop-Down-Liste das Formular 'Rechnung Bankeinzug' auswählen und definieren.
- Normalerweise unterscheidet es sich vom normalen Rechnungsformular nur dadurch, dass es statt der Bankverbindung und dem Zahlungsziel, ein Hinweis auf den Bankeinzug enthält.
Ablauf
- Behandlungen erfassen
- Im Abrechnungsfenster keine Barzahlung oder Kartenzahlung verwenden und auch keine Rechnung schreiben.
- Korrekte Vorgehensweise: Speichern Sie die Behandlung (F5) und Schließen Sie das Behandlungsfenster.
Tage oder Wochen später, wenn der Bankeinzug gemacht werden soll:
- Rechnung im dafür vorgesehenen Fenster schreiben: Rechnungen-schreiben oder auf das Symbol Rechnung
- Kunden, die die Zahlungsart Bankeinzug in den Stammdaten haben, bekommen das Rechnungsformular vom Typ 'Rechnung Bankeinzug'.
- Es kann auch das automatische Schreiben aller Rechnungen verwendet werden. Für den Anfang empfehle ich jedoch, mit einzelnen Bankeinzug-Rechnungen zu beginnen.
- Ist die Funktion 'nur Bankeinzug' aktiviert, wird die Liste der Empfänger gefiltert.
- Ist dieser Filter aktiv, werden nur Kunden mit unbezahlten Behandlungen angezeigt, bei denen die bevorzugte Zahlungsart in den Stammdaten mit Bankeinzug definiert ist.
- Wir empfehlen geschlossene Blöcke (Rechnungsnummern) zu verwenden. Dies vereinfacht die Auswahl bei der Erstellung der Einzugsdatei.
- Das Fenster 'Offene Rechnungen' öffnen.
- Kunden mit vollständigen Bankeinzugsdaten (IBAN, BIC) haben in der Spalte M.-Dat. ein BE (steht für Bankeinzug) stehen.
- Diese Zeilen markieren.
- Auf die Taste 'Bankeinzug' (oben rechts) klicken.
- Die Taste ist aktiv, wenn in mindestens einer der markierten Zeilen BE steht.
- Zeilen ohne BE werden bei der Erstellung der Datei ausgelassen.
- Die Frage nach der Liste mit ja beantworten.
- Auf der Liste steht der Inhalt der SEPA-Datei.
- Anmerkung: Es geht auch mit Nein weiter, aber dann wissen Sie nicht, was genau in der Datei enthalten ist. Das sollte man doch kontrollieren.
- Hinweis zum Buchen der Einnahmen lesen.
- Die Bankeinzug-Datei (der Dateiname steht auf dem ausgedruckten Zettel) an die Bank schicken.
- Möglicherweise muss diese Funktion erst von der Bank freigeschaltet werden. Daher bitte vor dem ersten Senden einer Datei die Bank kontaktieren!
- Bei Raiffeisen wird die Datei mit der Software (meist Elba-Business, in manchen Bundesländern geht auch Elba-Privat) hochgeladen.
- Das passende Fenster im Elba sieht so aus (kann je nach Bundesland unterschiedlich sein), beim Dateinamen ist hier schon ein Bespiel eingetragen:
- Nach dem Import tauchen in dem Fenster unten Meldungen auf, möglicherweise Fehlermeldungen, wenn etwas an der Datei nicht stimmt.
- Die Einnahmen können dann gleich (oder auch später) gebucht werden.
- Eine Möglichkeit, alle markierten Rechnungen in einem Schritt als bezahlt zu buchen, ist geplant.
- Ob sie im Programm verwirklicht wird, hängt von der Akzeptanz des Bankeinzug-Verfahrens bei den Anwendern ab.
Sollten Probleme auftauchen die mit dieser Anleitung nicht gelöst werden können, bitte eine Nachricht. Damit ich den Text verbessern kann.
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Erstellt von Andreas Neumayr. Zuletzt geändert von Michael Neumayr am 24. September 2019.