1. Februar 2018

Umsatzzähler und Buchhaltung

Nachdem die technische Sicherung zur Registrierkasse jetzt schon seit über 10 Monaten in Betrieb ist, sofern es nicht einen Grund für die Verzögerung gab, kann ich doch schon auf einige Erfahrung zurückblicken. Manchmal werde ich von den Anwendern mit Buchhaltungsdaten konfrontiert, wo dann die Summe dabei Namen und Kartenzahlungen nicht dem Umsatzziel entspricht. Dafür kann es einige Gründe geben:

Unbedingt in der Registrierkasse erfasst werden müssen unmittelbare Umsätze mit Karten oder Bargeld. Wenn der Kunde am nächsten Tag die Behandlung vom Vortag bar zahlt, ist das nicht registrierkassenpflichtig. Das hat am Beginn zu der lustigen Geschichte geführt, dass der Tierarzt sich am Sonntag in die Gaststube beim Kirchenwirt setzen könnte, und die Behandlungen der Woche bar kassiert. Diese Einnahmen sind dann nicht registrierkassenpflichtig, weil sie nicht unmittelbare Einnahmen sind, sondern eben erst später kommen. Aber so extrem ausgelegt, würde es natürlich bei einer Prüfung als Absicht ausgelegt, sofern das nicht schon seit vielen Jahren so üblich wäre. Und natürlich müssten die Einnahmen trotzdem in der Buchhaltung auftauchen.

Daraus ergibt sich, dass die Einnahmen in der Buchhaltung dann höher sind als der Summenzähler der Registrierkassen (alle zusammen) ausmachen. Eigentlich hat sich bezüglich Buchhaltung überhaupt nichts geändert. Die Registrierkassen sind nur ein zusätzliches Kontrollinstrument die einen Teil des Gesamtumsatzes abbilden.

Man kann aber diese Einnahmen auch freiwillig in die Registrierkasse eintragen. Und nach einigen Monaten wurde ich von einigen Tierärzten darauf aufmerksam gemacht die das wollten, weil sie mir erzählten, dass auch in solchen Fällen (Kunde steht mit der älteren Rechnung da und will jetzt bezahlen) viele für die Barzahlung oder die Kartenzahlung einen QR-Code auf dem Zettel erwarten. Deshalb kann man die Sache jetzt einschalten. Seit ungefähr einem halben Jahr. Bisher nur dann möglich, wenn ein Bondrucker verwendet wird, da alle, die das bisher so haben wollten (ganz wenige) Bondrucker für die Quittungen verwenden, die heften dann den Kassazettel auf die mitgebrachte Rechnung.

Natürlich kann es auch Abweichungen oder Probleme geben die auf eine Fehlfunktion des Programms, des Betriebssystems oder des Computers zurückzuführen sind. Wichtig ist in solchen Fällen, dass die Fehler dokumentiert werden. Das mache ich, wenn ich über Fernzugriff auf einem Rechner bin und etwas entdecke, indem ich in einen Unterordner vom Programmordner, den ich Besonderes nenne, etwas hineinschreibe. Denselben Ordner verwende ich auch wenn ich zum Beispiel über Fernzugriff Registrierkassen stilllegen muss, weil zum Beispiel die Firma neu gegründet wurde, eine neue Steuernummer hat und deshalb alle Kassen abgeschlossen und neu aufgesetzt werden müssen.

Fehler sollten möglichst automatisch entdeckt und dokumentiert werden, weshalb ich noch einige Prüffunktionen in die Programme einbauen werde, die sich darum kümmern, zumindest bei jenen Problemen, die mir bisher bekannt sind. Ich telefoniere ab und zu mit Mitarbeitern der Finanzpolizei, die gerade eine Tierarztpraxis geprüft haben und sich bei mir die technischen Informationen holen. Von denen weiß ich, dass sie es sehr schätzen, wenn sie vorher über Besonderheiten oder Probleme informiert werden. Die Sache mit der technischen Sicherung ist nicht nur für uns alle relativ neu sondern eben auch für die Mitarbeiter der Finanzbehörde, die das dann kontrollieren müssen.

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