Kasse anmelden

Aktuelle Informationen gibt es auch bei den Beiträgen in diesem Blog, wo ich versuche, interessante Informationen zu sammeln.

Was wird benötigt?

  • Zugang zu Finanz-Online oder einen Steuerberater erreichbar, der die Anmeldung mit Startbeleg macht.
  • A-Trust Signaturkarte in einem Lesegerät und am Computer angesteckt
  • Ein Bonducker (Papierstreifen) oder normaler Drucker, wohin die Quittungen gedruckt werden.
  • Den Bullzip PDF Printer installiert, wenn der Startbeleg als PDF erstellt werden soll. Das ist „nur“ eine Empfehlung.
  • Werden Quittungen auf Pickerl gedruckt, bitte keinesfalls installieren!

Was ist nachher anders?

  • Es können keine Einnahmen in Bar oder mit Karte mehr quittiert werden, wenn nicht eine Signaturkarte angesteckt ist.
    • Bedeutet: Keinesfalls mit dieser Installation weitermachen, wenn keine aktivierte Signaturkarte angeschlossen ist, weil ansonsten Einnahmen mit Bar und Kartenzahlung nicht mehr abgerechnet werden können!
  • Zum Drucken von Wartezeiten und Barzahlungen wird das Abrechnungsfenster verwendet, aus dem Eingabefenster heraus werden keine Dokumente mehr gedruckt. Gilt für jene, deren Programm noch nicht freiwillig umgestellt wurde.
    • Gerade dieser Punkt führt häufig zum Nachfragen beim mir mit dem Hinweis, Quittungen und Wartezeiten würden nicht mehr gedruckt werden.
    • Die neue Methode ist wesentlich übersichtlicher und einfacher.

Wenn von diesen Voraussetzungen etwas nicht ganz klar ist, dann auf keinen Fall weitermachen, sondern hier abbrechen! Also bitte im Zweifel nicht ausführen, sondern mir eine Nachricht senden.

Vorgangsweise

  1. Sicherstellen, dass der Bullzip PDF-Printer installiert ist.
    1. Dieser virtuelle Drucker wird im Programm benötigt für Vorschau und E-Mail-Rechnungen und auch um den Startbeleg als PDF erstellen zu können, um die Haltbarkeit nicht zu gefährden. Als PDF kann der Startbeleg jederzeit wieder gedruckt werden.
  2. Die aktuelle Version des Programms installieren.
    1. Derzeit aktuelle Version.
      • Relativ häufig wird das Versionsdatum nicht beachtet und ich dann mit Problemen konfrontiert, die wir nicht hätten, wenn die aktuelle Version installiert wäre. Also bitte, auch wenn Sie meinen eine neue Version zu haben, installieren Sie die hier oberhalb verlinkte Installation.
      • Dabei wird am Desktop auch noch die Version vom 12. Februar 2017 abgelegt. Falls die neue Version nicht läuft, kann mit dieser weitergearbeitet werden.
        • Das Problem habe ich bereits in einem Beitrag beschrieben.
    2. Für den Fall, dass das neue Programm wegen der Implementierung der Signaturkarte nicht mehr startet, wird mit der Installation zusätzlich die Version vom 12. Februar installiert. Damit weiter gearbeitet werden kann.
    3. Die Ursache ist vermutlich: Die Update-Funktion von Windows ist ausgeschaltet. Bei allen bisherigen derartigen Fällen die ich beobachtet habe, war es so.
      • Deshalb hier die ausdrückliche Empfehlung: Windows-Updates auf automatisch stellen, und dem Rechner Zeit lassen, das Betriebssystem auf den neuesten Stand zu bringen, falls er das möchte. Da bedeutet, den Rechner länger Zeit mit Internet-Verbindung laufen zu lassen, damit er überhaupt die Gelegenheit hat, sich auf den neuesten Stand zu aktualisieren.
  3. Signaturkarte anstecken
  4. Im Programm: Einstellung – Optionen – Ausgabe
  5. Das Programm fragt, weil ein Installationsprogramm für den A-Trust-Client gefunden wurde, ob es ausgeführt werden soll
  6. Mit Ja antworten
  7. Das Installationsprogramm von A-Trust wird gestartet.
  8. Das Installationsprogramm abarbeiten.
    1. Wie eine normale Installation.
    2. Es sind nur wenige Klicks bis zur Fertigstellung.
    3. Danach ist rechts unten bei den vielen kleinen Symbolen ein zusätzliches mit einem a sichtbar.
    4. Dieser A-Trust Client wird bei jedem Hochfahren des Computers gestartet.
  9. Programm: Das Optionen-Fenster schließen.
  10. Programm: Das Optionen-Fenster neu öffnen und wieder die Seite Ausgabe öffnen.
  11. Letzte Zeile (AES-Schlüssel): Wenn die rot ist, einen Doppelklick mit der linken Maustaste machen.
  12. Der 44-stellige Schlüssel wird erstellt und dann auf grünem Hintergrund angezeigt.
  13. Weiter oben: Nummer dieser Kasse: Kassennummer eintippen. (Beispiele: K1, Kassa3, Ordi, AutoChef, ….)
  14. Das Feld mit Tabulator-Taste verlassen.
  15. Die Frage, ob die Nummer richtig ist, mit Ja beantworten, bei Nein kann sie geändert werden. Nach dem Festlegen kann die Nummer nicht mehr verändert werden.
  16. Programm: Das Optionen-Fenster schließen und neu öffnen, wieder auf Ausgabe klicken.
  17. Ins rote Feld ‚Startbeleg?‘ Doppelklicken.
  18. Der Startbeleg wird erstellt und am Bildschirm als PDF angezeigt (wenn der bullzip-Drucker installiert ist) oder auf dem Standarddrucker ausgedruckt.
  19. Diesen Beleg ausdrucken und aufbewahren.
  20. Als Datei Startbeleg.pdf bleibt er im Ordner wo die Anwendung läuft erhalten.
  21. Damit er einfacher versendet werden kann, für den Fall, dass der Steuerberater ab hier weitermacht, wird eine Kopie auf dem Desktop abgelegt.
  22. Den Internet-Browser öffnen und auf Finanz-Online einsteigen.
  23. Im Menü Eingaben die Zeile Registrierkassen aufrufen.
  24. Registrierung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit anklicken.
  25. Die drei Felder ausfüllen.
  26. Auf Registriere klicken, damit die Signaturkarte angemeldet wird.
  27. Zurück zur Funktionsauswahl
  28. Registrierung einer Registrierkasse
  29. Finanz-Online: Kassenidentifikationsnummer eintragen. Muss identisch sein mit der im Programm unter Einstellung – Optionen – Ausgabe.
  30. Eventuell eine Bemerkung, ist aber nicht Pflicht.
  31. Im Programm: Einstellung – Optionen – Ausgabe: Mit einem Doppelklick den Schlüssel kopieren.
  32. Finanz-Online: Den kopierten Schlüssel einfügen (rechte Maustaste, einfügen)
  33. Eine Prüfzahl gibt es bei meinem Programm nicht. Das Feld bleibt leer
  34. Auf Registrieren klicken.
  35. Die Kasse ist jetzt angemeldet.
    • Ab jetzt darf maximal eine Woche vergehen, bis der Startbeleg gesendet wird.
    • Startbeleg senden bedeutet: Die Kasse wird in Betrieb genommen. Also machen wir das gleich jetzt.
  36. Finanz-Online: Authentifizierungscodes für Prüf-App: Taste ‚Code anfordern‘ klicken.
  37. Am Smartphone die App mit der Bezeichnung ‚BMF Belegcheck‘ installieren.
    • Die findet sich beim marktbeherrschenden Smartphone-Betriebssystem Android im Google Play-Store.
    • Für das weniger verbreitete Betriebssystem von Apple gibt es dieses Programm im sogenannten App-Store.

  38. BMF Belegcheck starten.
  39. Den QR-Code am Startbeleg scannen.
    • Das funktioniert auch am Bildschirm aus dem angezeigten PDF, falls der Startbeleg noch nicht ausgedruckt wurde.
  40. Nach dem Scan erscheint die Aufforderung zur Eingabe eines Codes aus vier Blöcken mit je drei Zeichen.
  41. Bei Finanz-Online die Liste der aktiven Authentifizierungscodes aufrufen.
  42. Den Code zu dem gerade eingescannten Startbeleg ins Smartphone eintippen.
  43. Mit der Taste ‚Anmelden‘ abschießen.
  44. Das Ergebnis sollte so aussehen:
  45. Fertig. Wenn es weitere Kassen gibt, den ganzen Vorgang wiederholen.
  46. Die App kann für mehrere Unternehmen verwendet werden. Dazu nur abmelden (links oben im Eck ist ein Menü), den neuen Startbeleg scannen und dann den 12-stelligen Code eingeben, der auf der Finanz-Online-Seite des Unternehmens gezeigt wird.
  47. Den Bereich auf der Seite von Finanz online macht vielleicht der Steuerberater, wenn das so vereinbart ist. In diesem Fall die benötigten Daten weiterleiten.

    Was ist nachher nicht (mehr) erlaubt?

    1. Die Signaturkarte an einem anderen Rechner anstecken um sie auch dort zu verwenden!
    2. Den Inhalt des Ordners wo das Programmm läuft auf einen anderen zusätzlichen Rechner kopieren.
      • Den gesamten Ordner auf einen anderen Rechner verschieben ist aber weiterhin möglich, wenn sofort die Signaturkarte auch mit umgesteckt wird und der bisherige Rechner dann nicht mehr verwendet wird.
    3. Eine alte Version starten und verwenden, die die Belege nicht signiert!
      • Um das zu verhindern, werde ich in späteren Versionen ältere Programmdateien löschen lassen.