Registrierkasse stilllegen
Diese Anleitung beschreibt meine empfohlene Vorgangsweise, eine Registrierkasse in einem meiner Programme still zu legen.
Nullbeleg erstellen, ausdrucken und aufbewahren.
- Einen Nullbeleg erstellen
- § 17 Abs. 8 der Registrierkassensicherheitsverordnung: Im Fall einer planmäßigen Außerbetriebnahme ist ein Schlussbeleg mit Null Euro zu erstellen und gemäß §132 der BAO aufzubewahren.
- Das bedeutet: Nullbeleg ausdrucken und sieben Jahre aufbewahren.
- Im Programm die Funktion zum Exportieren des Datenerfassungsprotokolls aufrufen.
- Wenn es ein untergeordneter Rechner ist, jetzt mit dem Hauptrechner die Daten über Netzwerkverbindung synchronisieren.
- Die Sicherungskopie lt. Registierkassenverordnung (die vom Programm normalerweise regelmäßig empfohlen wird) durchführen.
- Jetzt einen neuen Ordner anlegen für alle Daten dieser Registrierkasse.
- Ich empfehle dafür dem Ordner, wo das Programm läuft (normaleweise c:\Neumayr) einen Unterordner mit der Bezeichnung ‘Besonderes’ anzulegen und darin einen weiteren Unterordner ‘Stillgelegte Registrierkasse Kasse1’ (Beispiel).
- Die zur Registrierkasse gehörenden Daten aus dem Ordner in diesen neuen Ordner verschieben (unbedingt verschieben, nicht kopieren!). Das sind folgende Dateien:
- Kassennummer.dat
- Aes256.dat
- DEP.dat
- DEPlesbar.dat
- DEP.JSON (Das ist jene nach Punkt 3 erstellte Datei, die im Falle einer Kassenprüfung vom Finanzamt ausgelesen werden kann)
- UZ.dat
- Startbeleg.pdf
- StartbelegOhneQR.pdf
- Den gesamten Ordner Registrierkassensicherung (mit Inhalt)
- Ihre Daten der Registrierkasse sind jetzt separat gesichert. Sie können diesen Ordner nun auf einen externen Datenspeicher (CD, USB-Stick, Speicherplatte,..) kopieren.
- Signaturkarte abstecken und gemeinsam mit der Kopie der Datensicherung aufbewahren.
- Bei Finanz-Online die Registrierkasse und die Signaturkarte (sog. Signaturerstellungseinheit) abmelden.