Registrierkasse stilllegen

Diese Anleitung beschreibt meine empfohlene Vorgangsweise, eine Registrierkasse in einem meiner Programme still zu legen.

Nullbeleg erstellen, ausdrucken und aufbewahren.

  1. Einen Nullbeleg erstellen
    • § 17 Abs. 8 der Registrierkassensicherheitsverordnung: Im Fall einer planmäßigen Außerbetriebnahme ist ein Schlussbeleg mit Null Euro zu erstellen und gemäß §132 der BAO aufzubewahren.
    • Das bedeutet: Nullbeleg ausdrucken und sieben Jahre aufbewahren.
  2. Im Programm die Funktion zum Exportieren des Datenerfassungsprotokolls aufrufen.
  3. Wenn es ein untergeordneter Rechner ist, jetzt mit dem Hauptrechner die Daten über Netzwerkverbindung synchronisieren.
  4. Die Sicherungskopie lt. Registierkassenverordnung (die vom Programm normalerweise regelmäßig empfohlen wird) durchführen.
  5. Jetzt einen neuen Ordner anlegen für alle Daten dieser Registrierkasse.
    • Ich empfehle dafür dem Ordner, wo das Programm läuft (normaleweise c:\Neumayr) einen Unterordner mit der Bezeichnung ‘Besonderes’ anzulegen und darin einen weiteren Unterordner ‘Stillgelegte Registrierkasse Kasse1’ (Beispiel).
  6. Die zur Registrierkasse gehörenden Daten aus dem Ordner in diesen neuen Ordner verschieben (unbedingt verschieben, nicht kopieren!). Das sind folgende Dateien:
    • Kassennummer.dat
    • Aes256.dat
    • DEP.dat
    • DEPlesbar.dat
    • DEP.JSON (Das ist jene nach Punkt 3 erstellte Datei, die im Falle einer Kassenprüfung vom Finanzamt ausgelesen werden kann)
    • UZ.dat
    • Startbeleg.pdf
    • StartbelegOhneQR.pdf
    • Den gesamten Ordner Registrierkassensicherung (mit Inhalt)
  7. Ihre Daten der Registrierkasse sind jetzt separat gesichert. Sie können diesen Ordner nun auf einen externen Datenspeicher (CD, USB-Stick, Speicherplatte,..) kopieren.
  8. Signaturkarte abstecken und gemeinsam mit der Kopie der Datensicherung aufbewahren.
  9. Bei Finanz-Online die Registrierkasse und die Signaturkarte (sog. Signaturerstellungseinheit) abmelden.