4. September 2018

Datensicherung ist wichtig!

Idealerweise braucht man eine Sicherungskopie, also das Ergebnis einer Datensicherung, nie. Vermutlich deshalb legen viele darauf eher keinen Wert und kümmern sich auch nicht darum. Die Wichtigkeit wird unterschätzt.

Gerade vorige Woche hatte ich wieder mit so einem Fall zu tun. Buchhaltungsprogramm. Keine Sicherungskopien, außer die, die mein Programm zwangsweise anlegt, und blöderweise wurden die meisten Belege auch gleich nach dem Eintippen weggeworfen. Ich muss erwähnen: Das war die Buchhaltung eines pauschalierten Landwirts, ansonsten wäre das mit dem Belege-gleich-Wegwerfen sowieso eine ganz schlechte Idee.

Wenn ich dann auch noch Meldungen bekomme, wie diese hier aus einer Tierarztpraxis: 

dann weiß ich, dass ich einigen Erklärungsbedarf habe.

Optimal ist ein selbständiges Sicherungsprogramm das ständig den Inhalt der Festplatte (also alle Ordner die wichtigen Inhalt haben) irgendwo extern sichert. Solche Programme gibt es im Internet, teilweise sogar kostenlos.

Meine Programme sichern die wichtigsten Dateien häufig selbst und das meistens einmal pro Tag beim Ersten beenden des Programms. Die letzten 9 derartigen Sicherungskopien jeder Datei werden aufbewahrt. Dafür wird ein Unterordner mit der Bezeichnung Sicherung verwendet. Meistens kann man in den Optionen einstellen, wohin die Sicherung gehen soll. Ideal wäre ein anderes Laufwerk, beispielsweise ein USB-Stick der angesteckt ist oder ein Ordner der ins Internet synchronisiert, also Google Drive, One Drive (von Microsoft), oder ähnliche Online-Speichermöglichkeiten.

Zusätzlich sichern meine Programme noch diese Daten vor jeder Installation einer neuen Programmversion.

Ein Sonderfall ist die Datensicherung nach der Registrierkassensicherheitsverordnung. Bei dem Foto aus einer WhatsApp-Nachricht an mich, gleich oberhalb in diesem Beitrag, geht es darum.

In der Verordnung ist festgelegt, dass alle drei Monate die Registrierkasse zu sichern ist. Aus den Berichten, die ich von Anwendern über Kassenprüfungen erhalte, weiß ich, dass jedes mal das Vorhandensein von Sicherungskopien nachgefragt wird.

Deshalb erinnern meine Programme daran, wenn der Zeitraum (man kann ihn in den Einstellungen auch verkürzen) um ist. Die Registrierkasse besteht nicht nur aus jenen Dateien, die sowieso gesichert werden, sondern dazu gehören auch die vielen einzelnen Textdateien, wo jedes Programm mitschreibt, was es tut und was die Anwender machen. Das ist das sogenannte DEP 131, benannt nach §131 der BAO (DEP steht für Datenerfassungsprotokoll), das wurde schon in der Kassenrichtlinie 2012 nochmal zusammengeschrieben und ist im Kern viel älter. In meinen Programmen gibt es diese Aufzeichnungen eigentlich schon immer, weil ich bei Problemen wissen muss, was genau gemacht wurde. Die menschliche Erinnerung kann täuschen, ein Protokoll tut das nicht.

Zurück zur Meldung auf dem Foto: Diese Art der Sicherungskopie, die sichert die ganze Registrierkasse. Falls es untergeordnete Rechner gibt, die über Netzwerkverbindung mit dem Hauptrechner synchronisieren, reicht es, nur am Hauptrechner zu sichern. Die untergeordneten kopieren bei der Synchronisation die zur Registrierkasse gehörenden Daten auf den Hauptrechner. Dort sind sie dann im Unterordner UR zu finden. Jeder Rechner separat, falls mehrere mit dem Hauptrechner synchronisieren.

Ich empfehle, diese Sicherung durchzuführen und dann den Ordner, der am Desktop oder im Ordner der Anwendung liegt (es kommt am Ende eine Meldung, in dem Ordner sind alle Dateien drin) auf CD zu brennen. Und an verschiedenen Orten aufzubewahren. Vorteil: Die Dateien können nicht mehr verändert werden und damit kann man auch auf Verlangen eine Sicherungskopie präsentieren, die Jahre zurück liegt, was dann nicht gehen würde, wenn neuere Sicherungskopien immer wieder die Älteren überschreiben würden.

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